Reduzindo a inadimplência com a cobrança automática do Perficio
Nos provedores de internet, um dos maiores desafios administrativos é certamente a inadimplência.
Quando os clientes deixam de pagar suas mensalidades em dia, a empresa passa por uma cascata de problemas que começa já no curto prazo, pelo fluxo de caixa que fica prejudicado: você não consegue honrar seus compromissos em dia, já que grande parte do que havia programado de receber também não veio.
Com o passar dos meses, outros problemas com raízes mais profundas conheçam a surgir. Sua empresa fica impedida de crescer, pois sem fluxo de caixa suficiente, você não consegue financiamento para investir em áreas importantes como pessoas, infraestrutura e marketing. Esse problema se torna cultural e leva embora todo o entusiasmo da equipe, dos sócios e até mesmo dos clientes que torcem pelo seu sucesso.
E por falar em clientes, eles também entram na roda da inadimplência. Sabendo que sua empresa é tolerante a atrasos, seu pagamento acaba sendo o último na lista de prioridades do mês, isso se não acumular pro mês seguinte e assim sucessivamente.
No longo prazo, a fama chega até o mercado local: você passa a atrair maus pagadores, que encontram refúgio na sua empresa depois de terem sido rejeitados pelos seus concorrentes.
Classes de inadimplência
Para compreender melhor o problema da inadimplência, criamos um modelo que classifica a dívida dos clientes conforme o atraso.
Os clientes que atrasaram o pagamento há poucos dias possuem motivos totalmente diferentes para a inadimplência e exigem tratamento também diferente daqueles clientes que, por exemplo, estão atrasados há seis meses.
A seguir, preparamos uma classificação da inadimplência conforme o atraso que se aplica à maioria das empresas, mas você deve fazer ajustes conforme sua realidade.
Classe Atraso Inicial: 5 a 30 dias
Neste nível de atraso, a chance de recuperação é boa. Geralmente o cliente esqueceu de fazer o pagamento, não lembra o dia do vencimento, perdeu o boleto ou teve algum imprevisto financeiro. Um lembrete amigável com o boleto anexo é decisivo para que esse cliente não se torne um problema.
Classe Atraso Moderado: 1 a 3 meses
Alguns casos que chegam neste nível de atraso são devidos a uma simples ausência por viagem, mas é importante tratar esta inadimplência com atenção, pois o cliente pode estar entrando em colapso financeiro ou ter mudado de endereço sem aviso. A comunicação deve ter um tom mais formal e urgente, acompanhada de suspensão dos serviços e lembrete sobre as possibilidade de inclusão no SPC e Serasa.Em último caso, isto pode até mesmo conscientizar o devedor a formalizar o cancelamento adequado do serviço ao invés de simplesmente desaparecer sem pagar e sem devolver os equipamentos em comodato.
Classe Atraso Severo: 3 a 6 meses
Depois de três meses de atraso, com todas as tentativas de comunicação e com os serviços já suspensos, o único incentivo para que o esse devedor regularize o pagamento é limpar o próprio nome na praça. Ele deve ser incluído no SPC e Serasa até que pague toda a dívida, e as comunicações devem permanecer frequentes e incisivas, inclusive por telefone e carta, se possível.
Classe Difícil Recuperação: 7 meses a 5 anos
Dívidas atrasadas há tanto tempo têm uma chance pequena de regularização. Mesmo assim, existem escritórios de cobrança que podem recuperar uma parte desses recursos sem gerar custos adicionais para a sua empresa, pois recebem um percentual da dívida recuperada.
A solução de cobrança do Perficio
Como pudemos observar, fazer um bom trabalho de cobrança requer dedicação e muita atenção para mandar as mensagens certas para os clientes certos no tempo certo. Para empresas com poucos clientes, parece uma tarefa simples, mas para um provedor de internet com centenas ou milhares de assinantes, é um esforço monumental e sujeito a erros.
Por esse motivo, o Perficio possui um sistema automático de cobranças. Ele já vem com vários modelos de notificação pré configurados que correspondem às classes de inadimplência. Existem modelos prontos para enviar mensagens por SMS, WhatsApp e por e-mail.
Cada modelo possui uma opção de enviar mensagens automaticamente. Assim que o sistema detecta que um cliente entrou numa classe de inadimplências, ele envia uma mensagem e registra a data da notificação.
É possível também configurar cada modelo para repetir a cobrança na frequência desejada. Por exemplo, você pode determinar que clientes que estão na classe de atraso inicial recebam um aviso a cada dois dias.
Para que as mensagens cheguem aos clientes, é necessário primeiro que o seu Perficio já tenha integração com algum serviço de e-mail, SMS ou WhatsApp. Caso ainda não tenha, entre em contato com o nosso suporte para obter recomendações de serviços de mensagem e fazer as integrações.
E agora, mãos a obra.
Configuração da cobrança automática
Para configurar os modelos de notificação de cobrança, acesse o menu Configuração / Financeiro / Modelos de Notificação de Cobrança.
Na janela que se abre, escolha um dos modelos existentes. Neste exemplo, vou clicar em Atraso Inicial (WhatsApp). Este é o modelo que criamos para notificar pelo WhatsApp os clientes que estão na primeira classe de atraso.
Observe os campos atraso mínimo e atraso máximo. Eles servem para determinar a classe de atraso, como vimos anteriormente. O atraso mínimo de 5 dias e máximo de 30 significa que os clientes com um ou mais boletos vencidos entre 5 e 30 dias serão notificados conforme este modelo.
Agora vamos ativar as notificações automáticas para este modelo, clicando em Automático.
Repare que agora apareceu uma nova opção para Repetir e dois novos campos: Frequência e Repetições. Isto serve para que o Perficio envie notificações repetidamente ao cliente, enquanto a dívida permanecer nessa classe de atraso. Não se assuste com o número de 999 repetições, pois o sistema vai enviar somente a cada três dias até chegar no prazo de 30 dias de atraso.
Rolando a tela um pouco mais para baixo, você verá o modelo, ou template do texto da notificação. Se você clicar no texto, poderá editá-lo.
O editor de texto aparece numa nova tela, que possui um manual de formatação com todas as tags possíveis e um botão para simular uma notificação.
Quando terminar de editar o texto, clique em Voltar.
Histórico de cobranças
Para ver o histórico das notificações enviadas pelo sistema, acesse o menu Financeiro / Cobrança / Pesquisar Histórico de Notificações.
Enviar cobranças manualmente
Para quem não deseja automatizar totalmente o processo de cobrança, o Perficio também possui um modo manual. Para encontrá-lo, vá até o menu Financeiro / Cobrança / Dívidas Notificáveis.
O sistema exibirá uma lista dos clientes em situação de inadimplência. Se a dívida do cliente se enquadrar em mais de um modelo de notificação, ele terá seu nome repetido, uma vez para cada modelo.
Ao clicar num item da lista, aparecerá uma previsão de como será a notificação e um botão para enviar.
E é simples assim o sistema de cobrança automática. Agora é só esperar o sistema trabalhar e ver sua inadimplência melhorar.
Dúvidas?
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso suporte técnico e teremos o prazer em ajudar.